PENGELOLAAN SUBSTANSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

A. PENDAHULUAN

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi/lembaga atau perkantoran baik negeri maupun swasta. Administrasi adalah upaya menjadikan kegiatan dan kerja/ kegiatan anggota organisasi serta unsur-unsur lainnya menjadi efektif dan efesien. Penyelenggaraan administrasi sekolah adalah upaya pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya sekolah (manusia, dana, sarana, dan lingkungan) secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan di madrasah tercapai secara optimal.

Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, materiil, maupun spiritual, untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana Pengembangan Administrasi Keuangan dan Layanan Khusus?

2. Bagaimana Pengembangan Administrasi Ketatausahaan?


C. PEMBAHASAN

1. Pengembangan Administrasi Keuangan Dan Layanan Khusus

a. Keuangan

Keuangan merupakan bagian yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi sekolah atau madrasah. Tanpa uang kegiatan sekolah atau madrasah akan berhenti. Namun Mujamil Qomar berpendapat, uang atau dana tidak lebih penting dibandingkan dengan kepercayaan. Menurutnya dengan kepercayaan, dana atau uang dapat dengan mudah didatangkan. Terlepas dari itu bagaimanapun peran dana atau uang dalam upaya peningkatan dan pengembangan mutu pendidikan amatlah dibutuhkan.

Terkait dengan fungsi dan peran keuangan ini, Sudarman Danim menyampaikan bahwa ketika kebijakan reformasi pendidikan ingin diimplementasikan, kemampuan financial untuk mendukungnya tidak terhindari. Sebab kemampuan di bidang keuangan merupakan sumber frustasi bagi para pembaru. Keuangan dan pembiyaan merupakan potensi yang sangat menentukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Kedua hal tersebut merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya kegiatan-kegiatan proses belajar mengajar di sekolah atau madrasah bersama komponen-komponen lainnya.

Administrasi keuangan adalah suatu usaha dan kegiatan pengaturan uang yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah atau madrasah.

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk mewujudkan:

a) Penyelenggaraan pendidkan yang dilaksanakan secara efisien.

b) Terjaminnya kelangsungan hidup dan perkembangan sekolah.

c) Tercegahnya kekeliruan, kebocoran, atau penyimpangan penggunaan dana.

d) Terjaminnya akuntabilitas perkembangan sekolah.

Komponen administrasi keuangan meliputi kegiatan berikut ini :

a) Perencanaan.

b) Sumber keuangan.

c) Pengalokasian.

d) Penganggaran.

e) Pemanfaatan dana.

f) Pembukuan.

g) Pemeriksaan dan pengawasan.

h) Pertanggung jawaban dan pelaporan.

Perencanaan anggaran disekolah di adakan menjelang atau pada awal tahun ajaran baru yakni kepala sekolah bersama dewan guru. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) diajukan kepada Kakanwil Kemenag/ Depdikbud untuk mendapatkan persetujuan/ saran perbaikannya yang kemudian menjadi APBS yang sah untuk dapat dilaksanakan.

Sumber keuangan untuk tingkat SD/ MI dan SLTP/ MTs misalnya adalah Dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah). Dana BOS ini harus dikelola dengan baik sesuai dengan petunjuk penggunaannya. Sebagai contoh Dana BOS dialokasikan/ digunakan untuk membiayai kegiatan-kegiatan berikut:

a) Pembiayaan seluruh kegiatan dalam rangka penerimaan siswa baru

b) Pembelian buku teks pelajaran

c) Pembelian buku referensi dan panduan guru

d) Pembelajaran remedial, pengayaan, olahraga, kesenian, pramuka, PMR dan sejenisnya

e) Pembiayaan ulangan harian, ulangan umum, ujian madrasah

f) Pembelian bahan-bahan habis pakai misalnya kapur, spidol, bahan praktikum, buku induk siswa, langganan koran, dan lain-lain

g) Pembiayaan langganan daya dan jasa

h) Pembiayaan perawatan madrasah, pengecetan, perbaikan atap bocor dan lain-lain

i) Pembiayaan honorium bulanan guru honorer dan honorium tugas tambahan Kepala Madrasah non PNS

j) Pengembangan potensi guru; pelatihan, KKG/MGMP dan sejenisnya

k) Pemberian bantuan biaya transportasi bagi siswa miskin

l) Pembiayaan pengelolaan BOS; biaya ATK, penggandaan, biaya transportasi dalam rangka mengambil dana BOS

m) Pembelian personal computer untuk kegiatan belajar siswa

Untuk sekolah swasta maka sumber dana dapat diperoleh dari iuran siswa atau hasil karya siswa/ sekolah yang kembangkan melalui koperasi sekolah ataupun langsung di perjual belikan oleh pihak sekolah. Namun hal ini dapat dilaksanakan hanya bila tidak mengganggu proses belajar mengajar dan tidak ada keberatan dari pihak orang tua siswa itu sendiri.

Ada beberapa kelengkapan dalam pengelolaan kegiatan administrasi keuangan yakni:

a) Kutipan Daftar Isian Kegiatan (DIK) yang menyangkut perincian biaya bagi

b) sekolah/madrasah yang bersangkutan

c) Buku register SPM (Surat Perintah Membayar)

d) Buku Harian yang digunakan untuk melakukan pencatatan harian

e) Buku Kas Umum

b. Layanan Khusus

Layanan merupakan persoalan yang serius bagi para administrator/ manajer. Hal ini dikarenakan keinginan untuk peningkatan di segala bidang sebagai modal dasar dalam memajukan lembaga pendidikan yang dikemdalikannya. Terlebih jika ia merencanakan lembaganya mampu mengungguli lembaga lain, sudah tentu pelayanan menjadi salah satu komponen pengelolaan yang harus mendapat perhatian khusus.

Paradigma yang perlu dijadikan pegangan bagi para kepala madrasah khususnya adalah sebagai khadim al ummat (pelayan ummat) Hal ini berarti mereka harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi orang lain baik jajaran pimpinan, para guru/ustadz, siswa/santri, para karyawan, para wali siswa/santri, para pengguna lulusan, para tamu lembaga dan masyarakat secara luas.

Disinilah letak keunikan sekolah/ madrasah yang jauh dari perkotaan. Kebanyakan guru hanyalah mengandalkan ilmu yang mereka miliki dengan tujuan pengabdian kepada masyarakat tanpa mengharapkan imbalan/gaji yang besar dari pihak orang tua siswa/yayasan.

Pelayanan dalam lembaga pendidikan mencakup berbagai hal, misalnya pelayanan pembelajaran, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, dan pelayanan kesejahteraan. Dalam konteks layanan ini, kepala sekolah/madrasah harus bersikap adil dan proporsional, berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan pelayanan terbaik kepada siapapun sesuai dengan potensi yang dimilikinya.

Dalam layanan, menurut Mulyasa ada sifat layanan yang harus dikembangkan kepala sekolah/madrasah agar pengguna layanan menjadi puas yakni; layanan yang sesuai dengan yang dijanjikan (reliability), mampu menjamin kualitas pembelajaran (tangible), iklim sekolah/madrasah yang kondusif (emphaty), cepat tanggap terhadap kebutuhan peserta didik (responsibility).



2. Pengembangan Administrasi Ketatausahaan

Admnistrasi tata usaha/tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda ataupun data tertulis yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan admnisntrasi sekolah/madrasah.

Secara singkat tunjangan administrasi tata usaha/tata laksana terhadap garapan-garapan admninistrasi sekolah/madrsah adalah sebagai berikut :

a) Terhadap Administrasi Peserta Didik/Siswa Sejak dari kegiatan penrimaan siswa baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan siswa dalam kelas sampai siswa eksit dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan admnistrasi siswa.

b) Terhadap Administrasi Personel Tidak banyak berbeda denagn kegiatan admnistrasi siswa, maka sejak pendaftaran/penerimaan pegawai baru, lamaran, pengumpulan berkas-berkas admnistratif, pengusulan kenaikan pangkat atau jabatan, sampai pensiunan, dan sebagainya, maka bantuan atau tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran adminsitrasi.

c) Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan Silabus, RPP, prosem (program semester) dan prota (program tahunan) merupakan tugas guru sepenuhnya, penggandaan dan penyimpana sebagai arsip sekolah/ madrasah adalah termasuk kegiatan tata usaha. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam legger dan buku induk adalah tugas tata usaha.

d) Terhadap Administrasi Sarana/Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, penyimpanan dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas admnistrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak ditekankan pada kegiatan tata usaha, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.

e) Terhadap Adminitrasi Anggaran/Biaya Pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kegiatan tata usaha.

f) Terhadap Admnisitrasi Organisasi

g) Terhadap Admnisitrasi Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat (husemas)

h) Terhadap Supervisi Pendidikan

Kegiatan admnsitrasi tata usaha/ tata laksana dapat dipandang secara Kuantitatif dan secara Kualitatif .

a) Secara kuantitatif, kegiatannya dilihat dari banyak/luas atau sedikit/sempitnya volume pekerjaannya. Misalnya di TK/SD tidak ada pegwai TU secara khsusus, semuanya menjadi tanggung jawab Kepala sekolah dan guru-guru, sedangkan di SLTP, SLTA, dan Perguruan Tinggi pegawai TU-nya semakin banyak dengan tugas yang semakin terperinci pula.

b) Secara kualitatif, tanpa memandang jenjang sekolahnya luas/sempitnya kegiatan TU dapat tergantung dari kreativitas para petugasnya. Misalnya menyediakan format-format, membuat bagan struktur program, statistik, kartu kendali, dan sebagainya.

Contoh kegiatan administrasi ketatausahaan :

Proses Pengurusan Surat

Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyurat yang meliputi kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat, seperti asal surat, tujuan, nomor, sifat, isi, dan sebagainya. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan surat merupakan kegiatan memonitor/mengawasi perjalanan suatu surat sehingga dapat diketahui secara pasti sampai dimana sesuatu surat berada. Misalnya apakah sampai dibagian agenda surat masuk di meja pimpinan, pengetikan, agenda surat keluar, ekspedisi, dan sebagainya. Kegiatan-kegiatan tersebut di atas akan semakin baik bila menggunakan suatu system yang tertentu yang disebelain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat, kartu kendali berfungsi pula sebagai :

1. alat penelusur, untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat

2. alat pengantar/ekspedisi surat

3. arsip pengganti

Arsip atau sering disebut pertinggal merupakan pusat data pengingat, sumber informasi, dan sumber penelitian yang harus dikelola dengan seksama serta menggunakan system penataan dan penyimpanan yang handal. Adapaun system yang dapat digunkan antar lain menurut system masalah, system abjad, system tunggal, dan system wilayah. Pada hakikatnya system-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantias terawat dengan baik terjamin kemanan serta sifat otentiknya, seperti buku arsip, STTB, akta berdirinya sekolah, status sekolah dan sebagainya.


D. SIMPULAN

Berbagai garapan administrasi pendidikan pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan mutu disegala aspek pendidikan. Penyelenggaraan administrasi merupakan upaya pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya lembaga pendidikan (manusia, dana, sarana, dan lingkungan) secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan tercapai secara optimal. Oleh karena itu, diharapkan kecerdasan dan kebijaksanaan para pemimpin di lembaga pendidikan dalam mengelola segala aspek terkait administrasi pendidikan demi tercapainya kinerja yang baik serta kepuasan masyarakat dan pengguna lulusan terhadap kualitas pendidikan yang diciptakan.

Administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas, yang meliputi antara lain kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan sebagainya, yang menyangkut bidang-bidang materil, personel dan spiritual dalam bidang pendidikan pada umumnya, dan khususnya pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.


DAFTAR PUSTAKA

Gunawan, Ary. 2002. Administrasi Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Jogjakarta: Ar-Ruzz

Subroto, Suryo. 1988. Dimensi-Dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Bina Aksara

Soepardi, I. 1988. Dasar-Dasar Administrasi Pendidikan. Jakarta: FKIP Universitas Jember

http://pustakamirzan.blogspot.com/2010/11/makna-konsep-dan-istilah-administrasi.html

http://aanchoto.com/2010/10/konsep-dasar-administrasi-pendidikan